TR | ENG | FR

Sık Sorulan Sorular
Metin Boyutu [-] [+]


Mevzuat

Soru: Kurum Arşiv Yönetmeliği veya Yönergesi hazırlamak zorunda mıyız?

Cevap: Mükellef Kurum ve Kuruluşlar Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğe tabidirler. 22.02.2005 tarih ve 25735 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik’te Değişiklik yapılmasına dair Yönetmelik’in 6 ncı maddesi ile kurum veya kuruluşların hususiyeti ve ürettiği evrakın özelliğinden kaynaklanan durumlarda yönerge hazırlanmasına imkan tanımakla beraber,  Yönetmelikleri Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelikle paralel hükümler ihtiva eden kurum ve kuruluşların yeni bir “Yönerge” hazırlamasını gerektiren bir husus bulunmamaktadır.

Soru: Hangi belgeleri DAGM’ne devredebiliriz?

Cevap: Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelikte Arşiv malzemesi olarak tanımlanan malzemeden belli saklama sürelerini tamamlamış olan, devlet ve kişi haklarını koruyan ve gelecek nesillere aktarılması gereken evrak, belli usuller doğrultusunda Genel Müdürlüğümüze devredilebilir.

 

Arşiv Mekanları

Soru: Yeni inşa edilen arşiv binaları nasıl olmalı?

Soru: Arşiv binalarının, depolarının özellikleri, yangın alarmı ve havalandırma nasıl olmalı?

Cevap: DAGM personeli tarafından hazırlanarak 12.10.2006 tarihli “Arşiv Mekanlarının Düzenlenmesi” ile ilgili 13212 numaralı TS standartı, yer döşemesi, rafların uzunluk ve yüksekliği, havalandırma, nem oranı, yangın alarm sistemi ve daha bir çok konuda bilgi vermektedir.

Soru: Kurumda arşiv olarak ayrılan mekan ne kadar olmalı?

Cevap: Her kurumun ihtiyacına ve evrak kapasitesine göre değişir. Ancak düzenli olarak ayıklama-imha çalışması yapılan bir kurumda, imhalık malzeme ayrıldıktan sonra kalan arşiv malzemesinin miktarına göre yer ayrılabilir.

Ayıklama ve İmha

Soru : İmha edilecek malzemeye kim karar verecek?

Cevap: Ayıklama ve imhada tüm sorumluluk ve yetki, Arşiv işlemlerinden sorumlu ve görevli olan birimden 3 kişi, diğer birimlerden ikişer kişi olmak üzere kurulacak ayıklama-imha komisyonlarına aittir.

 

 

Soru: Birimde imha yapılabilir mi?

Cevap: Mevzuat gereği birimde ayıklama-imha yapılmaz. Ancak, Kurum arşivini bir sebepten oluşturamamış kurumlar, geçmiş yıllara ait evrakını Kurum arşivi Ayıklama-imha komisyonları marifetiyle bir defaya mahsus imha edebilirler.

Soru : Taşra, bölge ve yurt dışı  teşkilatlarında hazırlanan imha listeleri DAGM tarafından onaylanacak mıdır?

Cevap: Hayır. Bağlı oldukları merkez teşkilatı kurum arşivinin uygun görüşü alındıktan sonra taşra, bölge, yurt dışı teşkilatının en üst amirinin onayı ile kesinlik kazanır.

Soru: İmha Listeleri nasıl hazırlanmalı?

Cevap: DAGM tarafından Standart olarak hazırlanan ve web ana sayfası Formlar bölümünde hizmete sunulan “Saklanmasına Lüzum Görülmeyen Belgelere İlişkin İmha Listesi”nde malzemenin konusunun açık, anlaşılır, yoruma meydan vermeyecek, iç yazışma veya dış yazışma gibi geneli ifade etmeyecek, şekilde yazılması, Komisyon üyelerinin isim ve imzalarının her sayfada bulunması, DAGM’ne iki nüsha olarak gönderilmesi gerekir.

Soru: İmhasına karar verilen evrak ne şekilde imha edilecektir? Özellikle Ankara dışı illerde ve taşrada imhalık evrak hangi yolla imha edilmelidir?

Cevap: İmhası kesinlik kazanan malzeme, Başbakanlıkça devralınan Genel Müdürlüğümüze bağlı Ergazi Atık Kağıt Paralama, Parçalama ve Balyalama Ünitesine gönderilerek imhası gerçekleştirilebilir. Ancak, gönderilme imkanı yok ise söz konusu evrak, başkaları tarafından görülüp okunamayacak şekilde kıyılmak koşuluyla satılabildiği gibi, kamuya yararlı dernek veya vakıflara hibe edilebilecektir.

 

Soru: İmhalık evrak DAGM’ne nasıl gönderilir?

Cevap: DAGM Ergazi Ünitesine gönderilecek malzeme için; Kurumumuza hitaben yazılan resmi yazıya, merkez teşkilatında DAGM tarafından, taşra teşkilatında ise kurum arşivi tarafından imha listelerine verilen uygunluk görüşü yazısı fotokopisi ile onaylı imha listelerinin ilk ve son sayfa fotokopileri eklenmek suretiyle imhalık malzeme ile aynı zamanda gönderilebilir. Ancak, daha önceden DAGM Ergazi Ünitesi haberdar edilerek randevu alınmalıdır.

 

Soru: Eski yıllara ait ve arşivde çok sayıda bulunan Resmi Gazeteleri imha edebilir miyiz?

 

Cevap: 27/06/2000 tarihinden itibaren çıkan Resmi Gazetelerin metinlerinin, internet üzerinden günlük olarak yayımlanmaya başlanması ve 07/02/1921’den itibaren tüm Gazete sayılarına Resmi Gazete sitesinden erişim mümkün olması nedeniyle Gazete nüshalarının imha edilmesinde sakınca görülmemektedir.

 

Standart Dosya Planı

 

Soru: Hazırlanan bir yazıya dosya numarası tespit ederken nelere dikkat edilmelidir?

 

Cevap: Özel dosya oluşturulmasının gerektiren durumlar hariç yazının üzerinde kayıtlı bulunan dosya numarası dışında farklı bir numarada dosyalanamayacaktır.

Yazıyı hazırlayan kişi kod verirken yazının hangi birimden çıktığına bakmaksızın sadece konusuyla ilgilenmelidir. Dosya planında yapılan iş yani konu önemlidir. Birlikteliği sağlamak amacıyla aynı konuyu ihtiva eden yazılar, aynı dosya numarası ile açılacak dosyalarda toplanacaktır.

 

Soru: Her faaliyet grubunun sonunda bulunan ve sonu “9” ile biten “Diğer” ne amaçla konulmuştur?

 

Cevap: Faaliyetin bir parçası olmasına rağmen, faaliyetin altında sıralanan konulardan herhangi birini ilgilendirmeyen evrakın geçici depolanacağı yerdir.

 

Soru: Gelen yazıların ihtiva ettiği dosya numaraları birimde yapılacak dosyalamayı etkilemeli mi?

Cevap: Her kurumun kendi ana faaliyeti farklı olduğundan 100-599 arası kodlar farklı konuları ifade edecektir. Kurum dışından gelen ana faaliyete ilişkin dosya numaraları, biriminizde yapılacak dosyalamayı etkilemeyecektir.

Kurum içi yazışmalarda aynı dosya kodları kullanılacağı ve ortak dosyalar oluşabileceği gibi her birimin konuya bakış açısı aynı olamayacağından farklı dosya kodlarında değerlendirme de söz konusu olabilecektir.

Soru: Evrakın saklama süresini tespit ederken Tespit çalışmalarındaki süreleri mi yoksa Standart dosya planındaki süreleri mi dikkate almalıyız?

Cevap: SDP Ortak Alanlarında saklama süreleri henüz tespit edilmediğinden, tespit çalışmalarındaki ortak alanlar kullanılabilir. SDP Ana hizmetler kısmında saklama süreleri belirtildiğinden SDP’deki saklama planları dikkate alınmalıdır. Zaten her iki çalışmada süreler birbirine uygun olarak hazırlanmıştır.

Diğer konular

Soru: Özelleşme kapsamına alınan veya özelleşen kuruluşların evrakı nasıl tasnif edilecek?

 

Cevap: Özelleştirme programında bulunan kuruluşların evrakının Tasnif. Tefrik ve Devir işlemleri hakkında Başbakanlık Özelleştirme İdaresi Başkanlığının 21.09.2000 tarihli ve 2000/DG-01 sayılı genelge hükümleri geçerlidir.

Soru: Kurumlara Arşiv Mevzuatı, Dosyalama Usulleri, EBYS ve Standart Dosya Planı gibi konularda eğitim verilebilir mi?

Cevap: Kurumun resmi yazı ile başvurması durumunda, programımızın yoğunluğuna göre  eğitim talepleri karşılanmaktadır.




© 2014 - T.C. Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü